Nadie llamó a avisar que no venía a las 3 de la tarde
La persona reservó hace ocho días por WhatsApp y se le olvidó. Nadie le recordó, nadie confirmó la cita y nadie volvió a ofrecer ese cupo, así que esa hora ya no se vende. Sikorre reserva la hora, la confirma, recuerda dos veces y deja que la muevan en el chat, para que una silla vacía sea una decisión y no una sorpresa.
Por dónde se van las horas
Casi nunca es el servicio. Es esa parte del día que nadie alcanza a manejar: cuadrar horarios, confirmar, acordarse de quién movió qué.
La silla en la que nadie se sentó
Reservó hace ocho días y se le atravesó la vida. No le llegó ningún recordatorio, así que a las 3 hay una silla vacía y una hora de nómina pagada.
Nueve mensajes por un solo cupo
"¿Qué tienes el jueves?" "Solo a las 4." "A las 4 no puedo." Y así. Cada cita se lleva veinte minutos del día de alguien.
El cambio que nadie anotó
Un cliente pasa el viernes para el lunes por teléfono. Nunca llega al calendario y el lunes aparecen dos personas para la misma hora.
Citas repartidas en cuatro lados
Unas en el cuaderno, otras en un chat, otras en la cabeza de alguien. Nadie puede responder cómo viene la próxima semana sin preguntarle a tres personas.
Cómo funciona
De un "¿tienes algo el jueves?" a una hora confirmada en el calendario, sin que nadie tenga que contestar.
- 01
Mensaje recibido
El cliente escribe por WhatsApp, desde un anuncio, la página o el perfil. Las llamadas, los correos y los formularios caen en el mismo lugar.
- 02
Horarios disponibles
El sistema lee el calendario y ofrece solo las horas que de verdad están libres, contando bloqueos y almuerzo.
- 03
Cita reservada
Escoge la hora dentro del chat. Sin descargar una app, sin llenar formularios, sin esperar en la línea.
- 04
Confirmación al instante
La hora queda confirmada y escrita en el calendario en el mismo momento, para que nada dependa de que alguien se acuerde después.
- 05
Recordatorio de la cita
Salen dos recordatorios: uno 24 horas antes y otro una hora antes. El segundo es el que alcanza a la gente que de verdad se le había olvidado.
- 06
Reprograma sin llamar
Moverla es un toque en el chat. El calendario se actualiza solo y la hora que se libera vuelve a la lista de cupos disponibles.
SIGUE EL PROCESO
Paso 5 de 7
La cita ya está puesta. Pero mucha de la gente que preguntó no va a agendar hoy, y un quizás sin seguimiento se muere callado.
Ver Seguimiento de prospectosLo que los estudios sí sostienen
Dos estudios, los dos con enlace, los dos sobre lo mismo: la hora que pasa entre que alguien levanta la mano y alguien contesta. Las cifras de apertura de recordatorios que se citan en todas partes vienen del propio material de marketing, sin metodología publicada, así que las dejamos por fuera.
más probable de calificar a un prospecto si se responde en los primeros 5 minutos en vez de 30, según el estudio de respuesta a leads del MIT.
MIT (Oldroyd, 2007)es lo que tarda en responder la empresa promedio. Responder en la primera hora la hace 7 veces más probable de calificar al prospecto.
Harvard Business Review, 2011Negocios cuyo día está hecho de horas
- Clínicas y consultorios médicos
- Odontología y ortodoncia
- Centros de estética y spas
- Peluquerías y barberías
- Fisioterapia y rehabilitación
- Talleres y servicios técnicos
Cómo se ve el calendario de la próxima semana
- Las sillas vacías se ven venir, porque la gente confirma o mueve la hora
- Citas tomadas a las 10 de la noche sin que nadie esté despierto
- La hora que se libera se le ofrece a otro en vez de desaparecer en silencio
- Un solo calendario que todos leen, en vez de un cuaderno y tres chats
- La parte honesta: los recordatorios bajan las inasistencias, no las eliminan. Si hoy no confirmas nada, el primer mes se ve peor antes de verse mejor, porque por fin vas a estar contando las cancelaciones que antes ni veías.
Preguntas y respuestas
Lo que pregunta un dueño antes de entregarle el calendario a un sistema.
¿Cómo funciona el agendamiento de citas por WhatsApp?
El cliente abre un chat, recibe las horas que de verdad están libres, escoge una y la cita queda escrita en el calendario ahí mismo. De ahí en adelante confirma, recuerda dos veces y maneja la reprogramación dentro de la misma conversación.
¿Puede revisar la disponibilidad en mi calendario?
Sí. Lee el calendario que ya llevas y ofrece solo las horas realmente abiertas, para que dos personas nunca terminen con el mismo cupo.
¿Puede confirmar, reprogramar o cancelar citas automáticamente?
Sí, y la reprogramación es la parte que se paga sola. El cliente mueve la hora en el chat, el calendario se actualiza, y la hora que dejó libre vuelve a circular para otra persona.
¿Los recordatorios de verdad bajan las inasistencias?
Las bajan, no las eliminan. Hay gente que cancela por razones que ningún mensaje arregla. Lo que cambia es que te enteras el día antes y no a las 3 de la tarde, que es la diferencia entre una silla vacía y una silla vuelta a llenar.
¿Puedo seguir usando mi calendario y mis herramientas?
Sí. Conectamos lo que ya llevas en vez de mudarte a otra cosa. Nadie quiere reaprender el calendario de toda la vida para arreglar un problema de horarios.
¿Sirve para clínicas, estéticas, spas, consultorios y talleres?
Sí, para cualquier negocio que venda el día en bloques de tiempo. El flujo es el mismo; cambian las palabras, la duración de los cupos y las reglas de los espacios entre una cita y otra.
¿Y si el cliente prefiere llamar o escribir por correo?
Mismo sistema, otra puerta. WhatsApp es donde ya está la mayoría, pero las llamadas, los correos y los formularios alimentan el mismo calendario, para que una cita tomada por teléfono no viva en un cuaderno aparte.
¿Qué necesito para empezar?
Una línea de WhatsApp para el negocio y un calendario. Nosotros montamos el resto y lo conectamos con lo que ya usas. Escríbenos y miramos primero una semana de tus citas.
¿Quieres que el próximo martes se llene solo?
Muéstranos una semana de tu calendario y te decimos qué horas se te están yendo y qué haría falta para no perderlas.